Polityka prywatności IGHP
Data obowiązywania: 27.10.2025
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Izba Gospodarcza Hotelarstwa Polskiego (dalej: „IGHP”), z siedzibą w ul. Złota 48, 01-517 Warszawa, NIP PL5262747010, KRS 0000174981, e-mail:
IGHP przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.
2. Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz się skontaktować z IGHP na adres e-mail:
3. Kategorie przetwarzanych danych
W zależności od relacji z IGHP możemy przetwarzać następujące dane:
- dane identyfikacyjne podmiotu zgłaszającego członkostwo (np. nazwa firmy, NIP, adres siedziby),
- dane kontaktowe osób reprezentujących podmiot (imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon),
- dane niezbędne do wystawienia faktur (dane podmiotu, adres rozliczeniowy),
- dane uczestników wydarzeń i szkoleń (imię i nazwisko uczestnika, stanowisko, e-mail służbowy, hotel / podmiot delegujący),
- dane logowania do konta w systemie/członkowskiego panelu (login, zaszyfrowane hasło),
- historia płatności składek członkowskich oraz zakupionych biletów,
- informacje o aktywności w strefie członkowskiej (np. pobieranie materiałów), jeśli taka funkcja jest dostępna.
4. Cele przetwarzania danych oraz podstawa prawna
4.1. Obsługa procesu członkostwa
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia do IGHP, obsługi członkostwa, rozliczenia składek, kontaktu roboczego z przedstawicielami członka. Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia i wykonania umowy członkostwa,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes IGHP polegający na prowadzeniu działalności statutowej, reprezentacji branży hotelarskiej oraz utrzymaniu kontaktu z członkami.
4.2. Wystawianie i przesyłanie faktur
Dane są przetwarzane w celu wystawiania dokumentów księgowych (w tym faktur elektronicznych) oraz prowadzenia rozliczeń finansowych. Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (np. sprzedaż biletu, opłata składki).
4.3. Przypomnienia o składkach i komunikacja operacyjna
IGHP może wysyłać automatyczne przypomnienia o konieczności opłacenia składki członkowskiej, kończącym się okresie członkostwa, nadchodzących wydarzeniach lub zmianach organizacyjnych. Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy członkostwa,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes IGHP polegający na obsłudze relacji członkowskich oraz zapewnieniu ciągłości świadczeń.
4.4. Udział w wydarzeniach i szkoleniach
Dane są przetwarzane w celu rejestracji uczestników, obsługi organizacyjnej wydarzenia/szkolenia, wysyłania materiałów i certyfikatów udziału. Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja umowy zakupu biletu na wydarzenie/szkolenie,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes IGHP polegający na prawidłowej organizacji wydarzeń branżowych.
4.5. Prezentacja członków w serwisie IGHP
IGHP może publikować w serwisie informacje o członkach (np. nazwa hotelu, miasto, logo, kategoria), o ile:
- wynika to ze statutu lub regulaminu członkostwa IGHP, lub
- jest to uzasadniony interes IGHP polegający na prezentowaniu reprezentacji branży hotelarskiej, lub
- Członek wyraził zgodę na taką publikację.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – zależnie od przypadku.
4.6. Newsletter / komunikacja marketingowa
Jeżeli wyrazisz zgodę na otrzymywanie newslettera marketingowego (np. informacje o konferencjach, ofertach specjalnych partnerów IGHP), Twoje dane będą wykorzystywane do wysyłki takich informacji. Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda,
- oraz przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawa telekomunikacyjnego.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie przez link rezygnacji w newsletterze lub kontaktując się z IGHP.
5. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- podmiotom świadczącym usługi IT, hosting, utrzymanie systemów i serwerów,
- dostawcom systemów płatności online oraz bankom (w celu realizacji płatności),
- biuru rachunkowemu / księgowości IGHP (w zakresie obsługi finansowo-księgowej),
- podmiotom wspierającym organizację wydarzeń i szkoleń (np. obiekt konferencyjny, firma szkoleniowa) – w zakresie niezbędnym do realizacji wydarzenia,
- prawnikom i doradcom współpracującym z IGHP, gdy jest to uzasadnione ochroną praw IGHP (np. dochodzenie należności z tytułu składek).
6. Przechowywanie danych
Dane przetwarzamy przez okres:
- trwania członkostwa oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy członkostwa,
- wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę),
- niezbędny do organizacji i rozliczenia wydarzenia/szkolenia oraz ewentualnych roszczeń z nim związanych,
- w przypadku newslettera – do momentu wycofania zgody.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych,
- prawo sprostowania danych,
- prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile przepisy prawa nie wymagają ich dalszego przechowywania,
- prawo ograniczenia przetwarzania,
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – gdy podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes IGHP,
- prawo przenoszenia danych – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
- prawo cofnięcia zgody – w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie (np. newsletter marketingowy),
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
IGHP nie podejmuje wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
System może jednak automatycznie:
- wysyłać przypomnienia o płatnościach składek,
- informować o kończącym się członkostwie,
- wysyłać informacje organizacyjne dotyczące zakupionych wydarzeń/szkoleń, np. zmiana godziny rozpoczęcia.
Tego typu wiadomości mają charakter techniczno-organizacyjny i wynikają z zawartej umowy lub uzasadnionego interesu IGHP.
9. Pliki cookie i dane techniczne
Sklep oraz panel członkowski mogą wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie w celach:
- zapewnienia poprawnego działania serwisu (logowanie, koszyk, sesja użytkownika),
- zapamiętywania preferencji użytkownika,
- analitycznych i statystycznych (np. liczba aktywnych członków, zainteresowanie wydarzeniami),
- bezpieczeństwa (wykrywanie nadużyć, ochrona przed atakami).
W zakresie, w jakim prawo wymaga zgody (np. cookie analityczne lub marketingowe), prosimy użytkownika o wyrażenie takiej zgody przy pierwszej wizycie.
10. Zmiany Polityki prywatności
IGHP może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w funkcjonalności Sklepu lub zmian sposobu przetwarzania danych (np. wdrożenie nowego systemu CRM lub nowego narzędzia mailingowego).
Nowa wersja Polityki zostanie opublikowana na stronie IGHP i zacznie obowiązywać od dnia wskazanego w jej treści.
Ostatnia aktualizacja: 27.10.2025